Att bedöma kostnaderna för en rekrytering är en mycket viktig faktor för arbetsgivare att ta hänsyn till. I detta blogginlägg kommer vi att undersöka hur mycket en rekrytering kostar? Vad som påverkar kostnaden av en rekrytering? Och vad du kan göra för att hålla kostnaderna nere.
Hur mycket kostar en rekrytering?
Kostnaderna för en rekrytering varierar beroende på faktorer som lönenivå, bransch, befattning, annonseringskostnader och tester. Det kan kosta allt ifrån 500 000 kronor till över 1 miljon kronor. En felrekrytering resulterar i ett ännu kostsammare scenario, där tjänsten förblir vakant under en längre tid och arbetsgivaren drabbas av dubbla rekryteringskostnader. Dessa kostnader inkluderar upplärningskostnader, utbildningar och förlorad administrativ tid, som uppstår igen efter felrekryteringen.
Vilka kostnader uppstår vid en rekrytering?
För att beräkna hur mycket en rekrytering kostar och vilka dessa kostnader är använder vi en modell inom personalekonomi utvecklad av författaren till "Boken om personalekonomi", ekonomen Anders Johrén.
I denna modell kategoriseras kostnaderna för personalomsättning i fyra olika områden:
Vi kommer att gå igenom dessa fyra områden för att belysa vilka kostnader som uppstår för en arbetsgivare när en personal slutar och behöver ersättas av en ny personal. Vi tar även med ett räkneexempel där en kommun rekryterar en socialsekreterare, där vi utgår från att den nyanställde har rätt grundkompetens, men är ny hos arbetsgivaren.
1. Kostnader för rekrytering
Vid rekryteringen av en ny medarbetare uppstår olika kostnader. Det kan innebära annonsering på olika plattformar, rekryteringsbyråers avgifter, kostnader för intervjuer och tester samt administrativa utgifter för att utvärdera och välja rätt kandidat. Dessa kostnader kan variera beroende på företagets storlek och bransch.
2. Kostnader för introduktion och inskolning
När en ny medarbetare börjar behöver denne introduceras och inskolas i företagets rutiner, arbetsmetoder och arbetsmiljö. Detta kan innebära att befintliga medarbetare behöver avsätta tid för att ge den nyanställda en korrekt introduktion. Kostnaderna kan också inkludera utbildning eller träningsprogram för att förbereda den nyanställde på sina arbetsuppgifter.
3. Kostnader för avveckling
När en anställd lämnar sin tjänst uppstår kostnader för avveckling. Det kan inkludera avslutande av anställningsavtal, eventuella uppsägningslöner eller avgångsvederlag, samt administrativa kostnader för att hantera den anställdes avslut. Dessutom kan det finnas kostnader för att överföra arbetsuppgifter och ansvar till en ny medarbetare.
4. Kostnader för nyanställning
Att anställa en ny person innebär även kostnader. Det kan inkludera utbildning och introduktion för den nyanställda, samt eventuell handledning och coachning under de första månaderna. Kostnaderna kan också omfatta förlorad produktivitet under den period då den nya medarbetaren anpassar sig till arbetsplatsen och uppgifterna.
Räkneexempel av vad en rekrytering kostar
Trots att det är svårt att ge en exakt siffra på kostnaden för en rekrytering, ska vi genom ett enkelt räkneexempel ge en mer informativ och detaljerad översikt över hur mycket en rekrytering kan kosta.
Rekryteringskostnader
Vid rekrytering av en ny socialsekreterare uppstår två huvudtyper av kostnader. Direkta kostnader inkluderar annonsering av tjänsten, medan indirekta kostnader innebär den tid som den rekryterande chefen, personalavdelningen och kollegor spenderar på rekryteringsprocessen istället för att utföra andra arbetsuppgifter. Direkta kostnader för platsannonsering beräknas i genomsnitt vara cirka 10 000 kronor om arbetsgivaren hanterar det själv utan externa konsulter. Hade arbetsgivaren istället använt en rekryteringskonsult hade det kunna
Den rekryterande chefen förväntas lägga cirka 40 timmar på att gallra ansökningar, genomföra intervjuer, kontrollera referenser och förhandla lön. Med en timkostnad på cirka 300 kronor, baserat på chefens månadslön, ger detta en kostnad på 12 000 kronor.
Ytterligare resurser från personalavdelningen och andra medarbetare kan förväntas lägga cirka 20 arbetstimmar totalt på sin medverkan i rekryteringsprocessen. Detta motsvarar en kostnad på 6 000 kronor vid en timkostnad på 300 kronor.
Direkt kostnad för annonsering: 10 000 kronor
Tid för rekryterande chef (40 timmar à 300 kronor): 12 000 kronor
Tid för personalavdelning och andra medarbetare (20 timmar à 300 kronor): 6 000 kronor
Totalt sett blir kostnaden för varje rekryteringsförfarande då 28 000 kronor.
Introduktionskostnader
Introduktionskostnaderna inkluderar aktiviteter som planeras av arbetsgivaren för att den nyanställde ska kunna utföra sina arbetsuppgifter, exempelvis utbildningar och handledning. En grov uppskattning av introduktionskostnaderna är 7 200 kronor för den allmänna introduktionsdagen och 15 000 kronor för chefens löpande introduktions- och handledningsinsatser under de första tre månaderna.
Allmän introduktion och handledning (16 timmar à 300 kronor): 7 200 kronor
Chefens tid för löpande introduktion/handledning (50 timmar à 300 kronor): 15 000 kronor
Totalt blir introduktionskostnaden då 22 200 kronor.
Kostnader för inskolning
Kostnaderna för inskolning uppstår på grund av skillnaden i arbetsinsats mellan en erfaren och en oerfaren medarbetare. Under det första halvåret antas den nya medarbetaren endast utföra hälften av arbetsmängden jämfört med en erfaren kollega. Detta leder till en kostnad på 135 000 kronor under sex månader för att upprätthålla produktionstakten. Dessutom förväntas den nya medarbetaren ha en nedsatt effektivitet på 25% under de följande 18 månaderna, vilket ger en kostnad på 202 500 kronor. Kollegialt stöd under inskolningsperioden antas kosta 43 000 kronor för arbetsgivaren.
Första halvåret (halv effektivitet, 22 500 kronor per månad i 6 månader): 135 000 kronor
Nästkommande 18 månader (25% bortfall i effektivitet, 11 250 kronor per månad i 18 månader): 202 500 kronor
Kollegialt stöd (144 arbetstimmar à 300 kronor): 43 000 kronor
Sammanlagt blir kostnaderna för inskolning 380 000 kronor.
Kostnader för avveckling och vakansperioder
Kostnaderna för avveckling och vakansperioder innebär att den medarbetare som har sagt upp sig tenderar att vara mindre effektiv under uppsägningstiden. Med en halverad arbetsinsats under tre månader uppgår kostnaden till 67 500 kronor. Om vi antar att rekryteringsprocessen tar en månad och både den som slutar och den som börjar har tre månaders uppsägningstid, uppstår en vakans på en månad där inget arbete utförs. Med de tidigare räkneexemplen motsvarar detta en kostnad på 45 000 kronor för arbetsgivaren.
Uppsägningstiden (50% effektivitet, 3 månader à 45 000 kronor per månad): 67 500 kronor
Vakansperiod (1 månad à 45 000 kronor per månad): 45 000 kronor
Sammanlagt uppgår kostnaderna till 112 500 kronor för avveckling av medarbetare och vakanser innan ersättaren är på plats.
Summering av kostnader:
Rekryteringskostnader: 28 000 kronor
Introduktionskostnader: 22 200 kronor
Kostnader för inskolning: 380 000 kronor
Kostnader för avveckling och vakanser: 112 500 kronor
Total rekryteringskostnad: 542 700 kronor
Summerar man dessa enligt ovanstående beräkningar får man en totalkostnad på 542 700 kronor varje gång en personal rör på sig och en ny behöver tillsättas. Det vill säga över en halv miljon kronor. Det är viktigt att vara medveten om dessa kostnader och sträva efter att minska dem genom effektiv rekrytering, välplanerad introduktion och inskolning samt smidiga avvecklingsprocesser.
Det är viktigt att notera att dessa siffror baseras på de specifika kostnaderna som presenteras i texten och kan variera beroende på olika faktorer och branscher. Tänk på att en felrekrytering kan kosta arbetsgivare upp emot dubbelt så mycket mer än vad som framgår i ovanstående exempel.
Vad påverkar kostnaden för en rekrytering?
Att ha koll på vad en rekrytering kan kosta för dig som arbetsgivare hjälper dig att planera och budgetera för din rekrytering, effektivisera rekryteringsprocessen och utföra kostnadsbesparingar. För att ge en detaljerad översikt av hur mycket en rekrytering kan kosta ska vi titta närmare på de vanligaste faktorerna som kan påverka kostnaderna i en rekryteringsprocess.
1. Tidsåtgång
En av de viktigaste faktorerna att beakta när man räknar på kostnaden för en rekrytering är den tid och arbetskraft som krävs för att tillsätta en tjänst. Att hitta rätt kandidater kan vara en tidskrävande process som kräver att man skriver och publicerar jobbannonser, sorterar ansökningar, genomför intervjuer och referenstagning. Tidsåtgången kan variera beroende på företagets behov och specifika krav, samt vakanser som uppstår till följd av externa faktorer som brist på kompetens i arbetsmarknaden eller interna faktorer som ett svagt arbetsgivarvarumärke.
2. Annonseringskostnader
Att marknadsföra lediga tjänster kan innebära kostnader, särskilt om man väljer att använda betalda jobbportaler, sociala medier eller andra rekryteringskanaler. Dessa kostnader kan variera beroende på plats, bransch och annonsens exponeringstid. När man planerar rekryteringsbudgeten är det viktigt att överväga kostnaderna och effekterna av att annonsera i olika externa kanaler.
3. Rekryteringsbyråer, konsulter eller headhunters
Många företag väljer att anlita externa rekryteringsbyråer och headhunters för att underlätta rekryteringsprocessen. Dessa specialister har expertis och erfarenhet av att hitta rätt kandidater och kan hjälpa till att skapa en effektiv och målinriktad rekryteringsstrategi. Att anlita en rekryteringsbyrå innebär en extra kostnad utöver de interna rekryteringskostnaderna. En rekryteringskonsults arvode innebär antingen en fast avgift som varierar beroende på tjänst vanligtvis mellan 60 000 och 80 000 kronor, en procentuell andel motsvarande 15-25% av den anställdas årslön eller tre månadslöner.
4. Interna resurser under rekryteringsprocessen
Det är viktigt att inte glömma bort kostnaderna för interna resurser som är involverade i rekryteringsprocessen. Det kan inkludera tid och arbetskraft från HR-avdelningen, chefer som deltar i intervjuer och andra anställda som är inblandade i bedömningen av kandidater. Dessa interna resurser kan ha en inverkan på företagets produktivitet och bör tas med i beräkningen av rekryteringskostnader.
Fördelar med en framgångsrik rekrytering
Trots att kostnaden är central del av rekryteringsprocessen är det viktigt att inte bara fokusera på kostnaderna, utan även på de potentiella fördelarna som en framgångsrik rekrytering kan ge. Genom att investera tid, resurser och kanske anlita professionell extern hjälp kan du öka chanserna att hitta rätt talanger, minska personalomsättningen och bygga upp en kompetent arbetsstyrka som driver företagets framgång på lång sikt. Att investera i en kvalitativ rekryteringsprocess kan ge betydande fördelar för ditt företag. Några av dessa fördelar inkluderar:
Rätt kompetens och erfarenhet
Genom att rekrytera rätt person kan du säkerställa att du har rätt kompetens och erfarenhet på plats för att driva och utveckla ditt företag. Det kan bidra till att förbättra produktiviteten, innovationen och kundtillfredsställelsen.
Minskad personalomsättning
En noggrant genomförd rekryteringsprocess minskar risken för felrekryteringar och därmed även personalomsättning. Att hitta rätt person från början kan spara tid, pengar och resurser på lång sikt.
Förbättrad arbetsmiljö och företagskultur
En framgångsrik rekrytering kan bidra till att skapa en positiv arbetsmiljö och främja en hälsosam företagskultur. Att ha medarbetare som är rätt matchade för företagets värderingar och mål kan leda till ökat engagemang och trivsel.
Behöver du hjälp att tillsätta en tjänst?
Vi på Adsup hjälper dig att snabbt och kostnadseffektivt nå ut till och attrahera rätt kandidater via sociala medier.
Är du redo att ta din rekryteringsstrategi till nästa nivå?
Hör av er till oss så hjälper vi ditt varumärke att förbli relevant och successivt arbeta mot dina övergripande mål.
Samarbeta med en social mediebyrå idag!
Hos Adsup hjälper vi dig att skapa tilltalande kampanjer som engagerar just din målgrupp. Vi är en social mediebyrå i Göteborg som vet hur man bygger effektiva kampanjer med fokus på Employer Branding och rekryteringsmarknadsföring.
